Privacybeleid

Dorpsvereniging Sint Laurens en
BuurtHulp Sint Laurens
Mei 2018

Inhoudsopgave

1 Inleiding
1.1 Vereisten verwerking persoonsgegevens voor verenigingen
1.2 Aanvullende vereisten
1.3 Systemen
1.4 Privacy statement
1.5 Updates privacy beleid
2 Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens in Dorpsvereniging BuurtHulp Sint Laurens
2.1 Gegevensmatrix
2.2 Registratie van aanvullende lidgegevens
2.3 Registratie van bijzondere gegevens
2.4 Systeem- en gegevensbeheer
3 Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens
3.1 Algemeen
3.2 Externe partijen
4 Muteren van persoonsgegevens
4.1 Mutaties in persoonsgegevens
4.2 Muteren door de gegevensbeheerder
5 Bewaren van persoonsgegevens
5.1 Lijsten maken
5.2 Kopiëren
5.3 Publiceren
5.4 Verwijderen
5.5 Bewaren van gegevens
6 Berichten verzenden
6.1 OPT In / Out
6.2 Bulkmail
7 Online media Dorpsvereniging / BuurtHulp Sint Laurens
7.1 Cookiestatement
7.3 Datalekken
8 Misbruik van persoonlijke gegevens
8.1 Misbruik voorkomen
8.2 Misbruik melden
8.3 Maatregelen
9 Vragen en klachten
Bijlage 1: Privacy statement

1 Inleiding
Dorpsvereniging Sint Laurens, waarvan BuurtHulp Sint Laurens een onderdeel is, hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Dorpsvereniging Sint Laurens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Dorpsvereniging Sint Laurens houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Dorpsvereniging Sint Laurens persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

1.1 Vereisten verwerking persoonsgegevens voor verenigingen
De Wet bescherming persoonsgegevens stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn;
• toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
• juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
• beveiligen van de lidgegevens;
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
• uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Conform de Wet bescherming persoonsgegevens is het Dorpsvereniging Sint Laurens toegestaan persoonsgegevens te verwerken; categorie Bijzondere vereisten, vrijgestelde categorieën van verwerkingen (paragraaf 1): verenigingen, stichtingen en publiekrechtelijke beroepsorganisaties.

1.2 Aanvullende vereisten
Dorpsvereniging Sint Laurens stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid omvat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.

1.3 Systemen
Dorpsvereniging Sint Laurens verwerkt persoonsgegevens in de volgende systemen. De systemen draaien lokaal bij bestuurders thuis en de website bij een provider.

1.3.1 Administratie systeem
Excel is de administratieve applicatie van de Dorpsvereniging en wordt gebruikt door de bestuursleden, met name de penningmeester. Het doel is het bijhouden van de ledenadministratie en de boekhouding. Het is een Off-line applicatie. De gebruikers maken gebruik van een actieve virusscanner en firewall.

1.3.2 www.stlaurens.nl, www.sintlaurens.nl en www.facebook.com/dorpsverenigingsintlaurens
Boven genoemde informatiedragers zijn het informatie- en nieuwsportaal van de vereniging. De informatie is openbaar toegankelijk en kent geen persoonlijke content.

1.3.4 emailadressen voor de bestuursleden.
Bestuursleden hebben de mogelijkheid een persoonlijk e-mailadres van leden en vrijwilligers BuurtHulp te registreren. De mailadressen zullen altijd via BCC worden benaderd

1.3.5 Financiën
De financiële administratie van de Dorpsvereniging verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van de vereniging. Dit gebeurt via Excel. (off-line) of een toe te passen boekhoudprogramma.

1.4 Privacy statement
De Dorpsvereniging verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Dorpsvereniging. Het privacy statement is te vinden als bijlage bij dit document.

1.5 Updates privacy beleid
Dorpsvereniging Sint Laurens behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

2 Registratie en zichtbaarheid persoonsgegevens Dorpsvereniging/BuurtHulp St Laurens
2.1 Gegevensmatrix
De volgende persoonsgegevens worden door Dorpsvereniging en BuurtHulp geregistreerd in Excel,, waarbij ieder record in de ledenadministratie voorzien wordt van een uniek kenmerk, het lidnummer.

Gegevens die gebruikt worden voor de
administratie zijn voorzien van x.
Klik hier voor de gegevensmatrix

2.2 Registratie van aanvullende lidgegevens
Een organisatieonderdeel, zoals een activiteiten commissie, kan aanvullende lidgegevens definiëren en registreren. Dit kan handig zijn, als er meer gegevens dan de onder 3.1 genoemde basisgegevens gewenst zijn vast te leggen.

2.3 Registratie van bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens mogen alleen geregistreerd worden als hiervoor een noodzaak bestaat.

Alle andere gegevens zijn uitdrukkelijk niet toegestaan te registreren, tenzij hiervoor een duidelijke aanleiding is én het lid expliciete toestemming heeft gegeven.

2.3.1 Geheimhouding
Personen die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.

2.4 Systeem- en gegevensbeheer
De gegevens en applicaties die gebruikt worden binnen de Dorpsvereniging zijn aan onderhoud onderhevig. Het bestuur beheert namens de Dorpsvereniging diverse systemen, zowel hardware- als softwarematig. Doordat de leden van het bestuur toegang hebben tot deze systemen, hebben ze direct of indirect ook toegang tot de gegevens van leden. Deze toegang wordt zoveel mogelijk beperkt en alleen aan die personen verstrekt die daadwerkelijk toegang tot deze systemen nodig hebben. Zij zijn verplicht tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomst waarborgt op juridische wijze de privacy van leden.

3 Verstrekken, uitwisselen en gebruik van persoonsgegevens
Naast strenge privacywetgeving, gelden onderstaande beleidsafspraken rondom het verstrekken van gegevens. De afspraken staan per niveau beschreven.

3.1 Algemeen
3.1.1 De Penningmeester verwerkt de gegevens t.b.v. de contributie. De webmaster verwerkt de e-mailadressen t.b.v. de nieuwsbrief

• Penningmeester
De penningmeester beheert de contributie- en debiteurenadministraties (per organisatieniveau).

• Gegevensbeheerders (secretaris)
De gegevensbeheerder mag mutaties uitvoeren voor alle leden.

• Exclusieve rechten
In uitzonderlijke gevallen kunnen exclusieve rechten worden toegekend om gegevens in te zien (raadplegen) en te verwerken. Deze rechten worden verleend aan de kernleden van de BuurtHulp Sint Laurens

3.1.2 Voorwaarden gebruik van persoonsgegevens
Het gebruik van gegevens dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  1. Er moet een duidelijk doel worden gesteld waartoe de gegevens gebruikt gaan worden, waarbij duidelijk wordt wie voor welke periode toegang heeft tot welke gegevens;
  2. Er mogen enkel relevante gegevens gebruikt worden. Met andere woorden, er mogen geen onnodige of bovenmatige gegevens verzameld of gebruikt worden;
  3. De gegevens mogen niet aan derden worden verstrekt tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door het lid of daartoe een wettelijke verplichting bestaat;
  4. Het gebruik van de gegevens gebeurt conform het privacy beleid en de Wet bescherming persoonsgegevens.

3.2 Externe partijen
• Verstrekken van persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen van leden van de Dorpsvereniging aan een niet bij de Dorpsvereniging aangesloten of gecontracteerde organisatie c.q. externe organisatie (zowel commercieel als non-profit) is in geen enkel geval toegestaan.
• De Dorpsvereniging biedt externe organisaties de mogelijkheid te adverteren in diverse communicatie-uitingen.

4 Muteren van persoonsgegevens

4.1 Mutaties in persoonsgegevens

4.1.1 Wie kan muteren?
Over het algemeen kan gesteld worden dat de basis persoonsgegevens van een lid alleen door de secretaris of de penningmeester gewijzigd kunnen worden. In de verdere tekst van dit hoofdstuk kan waar gegevensbeheerder staat, ook secretaris worden gelezen.
De BuurtHulp is gemachtigd om vrijwilligersgegevens in de database te muteren onder dezelfde voorwaarden als de secretaris en penningmeester van de Dorpsvereniging.

4.2 Muteren door de gegevensbeheerder
Een gegevensbeheerder binnen de organisatie kan alle persoonsgegevens van het lid muteren.

5 Bewaren van persoonsgegevens
Excel is hét ledenadministratie systeem van de Dorpsvereniging. Er zijn in- en export mogelijkheden, om bijvoorbeeld een lijst te maken voor het (als leiding zijnde) bij de hand hebben van gegevens bij bijvoorbeeld een evenement of vergadering. Het is expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze voor langere tijd te bewaren, of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens.

5.1 Lijsten maken
Als er een lijst geëxporteerd wordt is dit zoals al eerder aangegeven alleen voor een beperkte tijd. Gegevens in het administratiesysteem veranderen continu en een lijst die bewaard wordt kan dus verouderde gegevens bevatten. Ook kan het bewaren een potentieel beveiligingsprobleem zijn, aangezien de gegevens dan opgeslagen worden op een niet-Dorpsverenigings-systeem en er vanuit de organisatie geen zicht is op virussen, spyware, etcetera.
Het is dan ook geheel de verantwoording van degene die de lijst exporteert en opslaat om te zorgen dat deze gegevens correct en veilig worden bewaard.

5.2 Kopiëren
Het is uitdrukkelijk verboden de geëxporteerde gegevens te vermenigvuldigen of te kopiëren op elke mogelijke manier. De export is strikt persoonlijk en hier dient dan ook zorgvuldig mee omgegaan te worden.

5.3 Publiceren
De gegevens die in het administratiesysteem staan zijn strikt persoonlijk. Hiervan mag dan ook niets gepubliceerd worden op een andere manier als via het gebruikte administratie systeem, zonder uitdrukkelijke toestemming van het betreffende lid.

5.4 Verwijderen
Een export moet zo kort mogelijk bewaard worden. Degene die de export maakt is er persoonlijk verantwoordelijk voor om deze dusdanig te verwijderen dat deze niet meer te herstellen is door onbevoegden.

5.5 Bewaren van gegevens in het administratiesysteem van de Dorpsvereniging
De gegevens in het administratiesysteem blijven hier in staan zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat zowel de persoonsgegevens en eventuele activiteiten t.b.v. de BuurtHulp.

Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens nog bewaard voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren.

6 Berichten verzenden
6.1 OPT In / Out
De Dorpsvereniging mag leden en/of vrijwilligers de voor hun lidmaatschap en/of deelname aan activiteiten relevante informatie, ongevraagd toesturen. Dat kan zowel per mail, post als andere vormen van communicatie zijn. Voor al deze berichten geldt dat er een OPT-Out mogelijkheid bestaat.
(e-mail mag zonder toestemming vooraf worden toegestuurd, terwijl de ontvanger kan aangeven het betreffende periodiek voortaan niet meer te willen ontvangen. Mogelijkheid tot afmelden)

6.1.1 Uitzonderingen
Systeemberichten en berichten die essentieel zijn voor het lidmaatschap (bijvoorbeeld een contributiefactuur) hebben geen OPT-Out mogelijkheid.

6.2 Bulkmail
Het begrip bulkmail omvat e-mailberichten, postzendingen, SMS- en BuurtWhatsapp. Alle vormen van bulkmail zijn doeltreffende middelen om leden op een directe manier te bereiken. Het is dan ook niet vreemd dat hier gebruik van wordt gemaakt.

7 Online media Dorpsvereniging
Online communicatie kan ook binnen de Dorpsvereniging niet meer ontbreken. Naast de vele voordelen van online media, zijn er ook aandachtspunten, waaronder wetgeving op het gebied van cookies.

7.1 Cookiestatement
De website van de Dorpsvereniging kan cookies gebruiken om ervoor te zorgen dat de website naar behoren werkt, (functionele cookies). Zo kunnen wij cookies gebruiken wij voor:

• het onthouden van informatie die je invult op de verschillende pagina’s, zodat je niet steeds al je gegevens opnieuw hoeft in te vullen
• het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven
• het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren
• het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft
• het mogelijk maken om te reageren op onze websites
• Cookies voor statistiek
Momenteel gebruiken wij geen cookies.

7.1.2 Tot slot
Wij zullen dit statement af en toe aan moeten passen, omdat bijvoorbeeld onze website of de regels rondom cookies wijzigen. We mogen de inhoud van de verklaring en de cookies die opgenomen staan in de lijsten altijd en zonder waarschuwing vooraf wijzigen. We raden je aan deze informatie regelmatig te raadplegen voor de laatste versie, om te beoordelen of je de toestemming wilt herzien.

7.1.3 Informatie van derden, producten en diensten
Wanneer de Dorpsvereniging hyperlinks naar andere internetsites (van derden) aanbiedt, betekent dit niet dat de Dorpsvereniging de op of via deze internetsites aangeboden producten of diensten aanbeveelt of in staat voor de informatie. Het gebruik van dergelijke hyperlinks is volledig voor eigen risico. De Dorpsvereniging aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van dergelijke internetsites.
De waarheidsgetrouwheid, juistheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en volledigheid van informatie op dergelijke internetsites, is door de Dorpsvereniging niet geverifieerd.

7.1.4 Uitsluiting van aansprakelijkheid
De Dorpsvereniging aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien van directe, indirecte, bijzondere, incidentele, immateriële of gevolgschade, ongeacht of de Dorpsvereniging op de mogelijkheid van deze schade gewezen is, die op enigerlei wijze voortvloeit uit maar niet beperkt hoeft te zijn tot (i) defecten, virussen of overige onvolkomenheden aan apparatuur en andere software in verband met de toegang tot of het gebruik van deze internetsite, (ii) de informatie die op of via deze internetsite wordt aangeboden, (iii) het onderscheppen, wijzigen of oneigenlijk gebruik van informatie die aan de Dorpsvereniging of aan u wordt gezonden, (iv) de werking of het niet-beschikbaar zijn van deze internetsite, (v) misbruik van deze internetsite, (vi) verlies van gegevens, (vii) het downloaden of gebruiken van software die via deze internetsite beschikbaar wordt gesteld of (viii) aanspraken van derden in verband met gebruik van deze internetsite.

De uitsluiting van aansprakelijkheid strekt mede ten gunste van bestuurders en (vrijwillige) medewerkers van Dorpsvereniging Sint Laurens en de BuurtHulp.

7.1.5 Toepasselijk recht
Op deze internetsite is het Nederlands recht van toepassing.

7.1.6 Wijzigingen
De Dorpsvereniging behoudt zich het recht voor de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze internetsite aangeboden informatie, met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.

7.1.7 Merkgebruik
Het gebruik van Dorpsvereniging merken, in woord of beeld is uitgesloten voor derden.

7.1.8 Documenten, illustraties (Foto)materiaal en content
Alle content, documenten, beschikbaar gestelde illustraties, logo’s, fotomateriaal en overige inhoud van deze website vallen onder © (auteursrecht) van de Dorpsvereniging en diverse illustratoren, fotografen of partners. Wilt u iets van dit (foto)materiaal, illustraties, logo’s of teksten, downloads en overige media gebruiken, neem dan contact op met het bestuur.

7.2 Datalekken
Uiteraard doet de Dorpsvereniging er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben te laten vallen.
Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek.
In artikel 34a van de Wet Bescherming Persoonsgegevens is sinds 1 januari 2016 geregeld dat als er een datalek plaats vindt dit gemeld moet worden. Er wordt hier echter met klemtoon gesproken over het lekken van persoonsgegevens als gevolg van beveiligingsproblemen. Deze datalekken moeten – als ze voldoende ernstig zijn- onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen het CBP.

7.2.1 Procedure datalekken herkennen
Een datalek kan op verschillende manieren herkend worden. Over het algemeen zal het een melding zijn van het bestuur dat er een manier is om buiten de beveiliging om data op te vragen die niet publiek beschikbaar zou mogen zijn. Dit houdt echter nog niet in dat deze kwetsbaarheid gebruikt is door derden. Doordat er een uitgebreide logging plaats vindt kan er hierna gekeken worden of er daadwerkelijk een datalek heeft plaatsgevonden.

7.2.2 Procedure datalekken communiceren

7.3.1 Aan de toezichthouder
Zodra er een datalek is geconstateerd zal binnen 72 uur dit gemeld moeten worden bij de toezichthouder. De melding hieraan bevat tenminste:
• De aard van de inbreuk
• De instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen
• De aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken
• Een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van de persoonsgegevens
• De maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen

7.3.2.2 Aan het lid/ vrijwilliger
Nadat er een datalek heeft plaatsgevonden en het waarschijnlijk is dat het lek ongunstige gevolgen zal hebben voor de persoonlijke levenssfeer van het betrokken lid, dient dit lid een melding te ontvangen. In deze melding zal tenminste de aard van de inbreuk, de instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen en de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken bevatten.

8 Misbruik van persoonlijke gegevens
8.1 Misbruik voorkomen
Wanneer persoonsgegevens gebruikt worden op een andere manier dan is toegestaan volgens wet en beleid, dan is er sprake van ongeoorloofd gebruik. Het ongeoorloofd gebruik kan onopzettelijk zijn, omdat men niet op de hoogte is van de regels. Er kan ook sprake zijn van opzet. In het kader van dit beleid verstaan we onder het begrip ‘misbruik’ zowel opzettelijk als onopzettelijk ongeoorloofd gebruik. Misbruik kan leiden tot schade aan personen of de organisatie.

We spreken over misbruik, wanneer:

  • een persoon die daartoe niet gerechtigd is gegevens verkrijgt en gaat gebruiken.
  • Een in principe gerechtigd persoon de gegevens gebruikt voor een ander doel dat (hem) is toegestaan.
  • Gegevens gebruikt worden die niet geregistreerd of gebruikt mogen worden.

Om misbruik te voorkomen is het belangrijk dat een aantal maatregelen getroffen worden. Zo is het belangrijk om beleid op het gebied van privacy en persoonsgegevens te hebben, afspraken te maken en dit ook duidelijk te communiceren. Duidelijkheid over goed gebruik van gegevens voorkomt in ieder geval onopzettelijk misbruik.
Naast beleid en communicatie daarover gebruikt de Dorpsvereniging een aantal hulpmiddelen om misbruik te voorkomen.

8.1.1 Controle
In onze ledenadministratie kunnen slechts de bestuurders brede toegang hebben tot de gegevens.

8.1.2 Geheimhoudingsverklaringen
Personen die breed toegang hebben tot gegevens moeten bij het begin van hun taak een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. In die verklaring staat beschreven dat er zorgvuldig moet worden omgegaan met gegevens, waaronder persoonsgegevens.

8.2 Misbruik melden
Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen de Dorpsvereniging c.q. BuurtHulp, dient dit gemeld te worden bij de Dorpsvereniging, zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden. Zie voor contactgegevens en procedure hoofdstuk 12.

8.3 Maatregelen
Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot een van de volgende maatregelen: waarschuwing, ontzeggen toegang tot gegevens, beëindigen functie of taak en eventueel zelfs einde lidmaatschap of dienstverband. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

9 Vragen en klachten
Vragen over Privacy bij de Dorpsvereniging kunt u richten aan het bestuur van de Dorpsvereniging.buurthulpstlaurens@gmail.com
De voorzitter zal hierna contact met U opnemen om uw vraag te beantwoorden.
Ook een klacht of melding kan aan het bestuur gericht worden.
Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling het nodige contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen. Bij elke melding zullen we proberen te achterhalen:

  • Waar de gebruikte gegevens vandaan komen
  • Wat er met de gegevens is gebeurd
  • Wie er betrokken is
  • Of er schade is ontstaan en hoe die zoveel mogelijk te herstellen is
  • Of er stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen

Bijlage 1: Privacy statement
De Dorpsvereniging verwerkt persoonsgegevens. Wij willen U hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij U antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Dorpsvereniging Sint Laurens en het aangesloten BuurtHulp Sint Laurens.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over U zeggen. Bijvoorbeeld Uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar U herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld Uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook Uw voornaam samen met Uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt de Dorpsvereniging persoonsgegevens?
De Dorpsvereniging verwerkt persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van de Dorpsvereniging of BuurtHulp
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap of vrijwilligerschap
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad
• Bedrijven die een advertentie plaatsen of wensen te plaatsen in de Dorpskrant.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van de Dorpsvereniging verwerken persoonsgegevens in Excel, de administratieve applicatie van de Dorpsvereniging en BuurtHulp

Waarvoor verwerkt de Dorpsvereniging en de BuurtHulp persoonsgegevens?
Als U lid wilt worden van de Dorpsvereniging of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger bij de BuurtHulp of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van Uw gegevens kunnen we U op de juiste wijze inschrijven als lid of relatie.

Als U eenmaal lid of relatie van de Dorpsvereniging of BuurtHulp bent, dan willen we U goed van dienst zijn. Wij gebruiken Uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met U te onderhouden en U te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als U een vraag stelt, verwerken wij Uw gegevens om U zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om U te informeren over een nieuwe activiteit vanuit de Dorpsvereniging of BuurtHulp. Wilt U niet benaderd worden? Dan kunt U dit aangeven aan de secretaris of penningmeester.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt de Dorpsvereniging en BuurtHulp ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met Uw toestemming of als U dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Hoe gaat de Dorpsvereniging en BuurtHulp met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Alleen de bestuursleden en de vaste kern van de BuurtHulp kunnen bij de gegevens.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn de Dorpsvereniging en BuurtHulp gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens de Dorpsvereniging en BuurtHulp van mij verwerken?
U kunt ten alle tijden een uittreksel opvragen van de voor U geregistreerde gegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de Dorpsvereniging en BuurtHulp kunt U terecht bij het bestuur van de Dorpsvereniging.

OPT-OUT
Om het gebruik van ons administratiesysteem zo makkelijk mogelijk te maken, kan De Dorpsvereniging en de BuurtHulp U (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van Uw inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om U voor deze serviceberichten uit te schrijven. De Dorpsvereniging en de BuurtHulp beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. Voor overige berichten is het mogelijk U door middel van een bericht aan het bestuur uit te schrijven

Wijzigingen privacybeleid
De Dorpsvereniging St Laurens en het onderdeel BuurtHulp behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.

Print de pagina